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多用脑就可以少用脚

小时候

如果你喜欢和你父亲下棋的话

你会发现

除非有时候他故意放水

否则通常都是他赢

你的毛病就是想到下一步棋要怎么走

然后就陷入了他所设的圈套中

由于他知道可以在后面一两步棋时吃掉你两

三的棋子

所以他愿意先放弃一个棋子

他赢是因为他预先设想后面的好几步棋

经过周密的思考后

你父亲就会贯彻实行

这就是每一个行业中的成功人士尝试做的

他们会事先预测什么可行

什么不可行

需要花多少时间

尽力 资源

如果你能在心里模拟计划的每一个步骤

也可借助纸和笔来帮忙模拟

你就可以预估需要多少资源及何时需要这些资源

如果你没有这么做

你可能会在计划进行到中途时

才发现自己缺少完成计划所需的资源

结果是进度严重落后

甚至整个计划完全失败

审慎思考

贯彻到底是一个非常基本的概念

但是却每天都被大家忽视

我们都见过设计的一塌糊涂的建筑和仪器

我们会问

怎么会发生这种事情

这些事情发生的原因就是设计者没有做心理上的模拟计划

科维在每一次在干部会议前

都会将会议大纲发给每个出席者

这个大纲包括会议目的

参考资料以及疑问问题目标

他发现在会议前发送大纲可以节省开会的时间

因为事先看过大纲的出席者可以很快的把问题解决

想想看

完成一项任务需要些什么

举一个显而易见的例子

如果你要将扣减所得税的项目列举出来

你需要将收据分门别类整理好

时间管理专家整年都在做分类的工作

他们会先依所有的主要类别来建立个别的档案

一收到收据时就归档

到了申报所得税的时间

收集全部的收据就是轻而易举的事了

有些高成就者会在日程表上分配一段特定的时间

以便思考他们预备要做的事情

也就是给他们自己时间去考虑行动的方向为何

是否掉入了陷阱

进退两难

思考周密

不一定得靠自己单打独斗

事实上

对某些活动来说

我们极力建议找一个合作者

这个同事的贡献之一就是帮助伙伴预测需要什么

什么情况下可能会错

如果做了假而不是乙

可能发生什么情况

一 分门别类

玛丽

普尔对付琐事的方式就是分门别类

他的办公桌上有成千上万的便条

信件 推销函

当记者问他如何处理

他回答 分类

每一张纸

普尔尽量只要处理一次就好

如果他拿起一张纸

不论是信件

便条或是报告

他就会随手把它处理好

不会什么都不做又放回去

普尔将文件分成三类

第一类包含需要立刻处理的项目

第二类则是不紧急但是很重要的文件

第三类则是可以在空闲时候阅读的文件

所以事实上

有些文件他还是处理了两次

一次是看他们属于哪一类

第二次则是实际处理文件的时候

不过他不会像许多人一样

将那些文件一再的拿进拿出

将文件分成三类似乎不是什么重要的技巧

只要一拿起信件就马上处理好也不是很特别

但是这个观念却是建立在身后的基本的原则上

嗯 凯科

波洛维兹将文件归入六个色彩鲜明的档案中

他的做法是

我把所有收到的资料都分配到不同颜色的档案中

公司内部的便条

外来的信件等都各自放在同一个颜色的档案中

不同的机构有不同的颜色档案

我们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么

所以

如果我的时间不够

我就直接找重要的资料的档案

就是那些今天必看的资料档案

凯科

波洛维兹所用的分类方法显示

他们都有一个先后顺序的系统

正如我们前面一再看到

建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的

第一个塞在信箱或放在桌面上的信件

杂志

便条的重要性并不相同

如果你全部一视同仁

就需要非常努力工作

但是如此一来

琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样好了