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制作代办计划表

一不要考验自己的记性

确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议

因为记下所有的工作后

你可以睡得安稳一些

否则的话

可能整晚你的脑子里都想着别忘了

别忘了

别忘了

记下工作后

你的脑子才有时间去解决问题

而不只是记住问题

只要你能利用潜意识解决问题

你就会发现它的作用相当惊人

人脑就像是平行的处理器

目前幕后的工作可以同时进行

一旦你写了一些东西下来

脑子就会将这些东西转移至幕后

然后在不知不觉中开始解决问题

记下工作

就表示你许下了承诺

如果一件事不值得记下来

大概也不值得做

二

计划表应简单明了

别依赖随处涂鸦的纸片记录

桌上的即时贴

或是用胶水粘在冰箱上的字条

如果你的备忘字条七零八落

反而制造了很多遗忘事情的漏洞

确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项

并且能检查其进度

这也许是在你随身携带的万用手册中

或是在电脑里

不论形式如何

都必须能随时更新内容

并且要放在随手可及的地方

必要时

可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介

但是要切记

别让他们变成主要的方法

否则你就犯了大错了

如果你将计划表与约会记录放在一起

最好能在你的办公室或电脑中存档一份备份

以防其中一份遗失或失窃

办公室的那一份应该每天更新

这虽然只是举手之劳

却很有帮助

三

定期检查计划表

早上起床后的第一件事就是查看计划表

如果你确定要做的事都列在计划表上

而且每天固定检查计划表

你就绝不会因为忘记而没有完成任务

福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸

这是他个人管理系统的中心

每当我觉得进退两难时

我就会看看这张纸

确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难

通常

福布斯的纸上大约有二十件事

包括电话

信件上

以及他必须口述的一小段专栏文章

他告诉我

如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事

事情永远都无法完成

这也是在管理其他事情时非常有用的技巧

每当你分配工作给部署时

你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上

在之后的会议中

也要请他们带计划表来开会

并以此作为进度报告的根据

如此一来

你就可以确信你指派的工作不会被遗漏

在工商企业或社会中

没有多少特质比可靠更重要了

我必须承认

少数人已经成功的误导别人

使他们相信自己是粗心而且没有组织的人

所以可以随便忘记他们不想做的事

经理人喜欢指派工作

以便他们能专心去做其他的事情

策划会议或社会交活动的人

也都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净

四

限制计划表上的项目

你的计划表范围应该要广泛

但绝不能像百科全书

否则你很可能会力不从心

玛丽凯

阿什曾在创办玛丽凯化妆品公司初期

听到的一则有关查尔斯

施瓦布美国一家数一数二的钢铁公司总裁的故事

一名企馆顾问艾维里对施瓦布说

我可以教你如何提高公司的效率

施瓦布问

费用是多少

你说如果无效的话

免费

但如果有效

希望你能拨出公司因此省下的费用的百分之一给我

施瓦布同意说

很公平

接着

施瓦布问 里

要怎么做

我需要与每一位高级主管面对面谈十分钟

施瓦布答应了

李开始与所有高级主管会面

他告诉每一位主管

在下班离开办公室前

请写下六件你今天尚未完成

但明天一定得做的事

主管们都同意这个主意

并在开始实行这个计划后

他们发现自己比以前更专心了

因为有了这张表

他们会努力完成表上的事情

不久之后

公司的生产力有了显着的改善

几个月后

因为效果惊人

施瓦布开了张三万五千美元的支票给你

玛丽凯说

当我听到这个故事后

心想

如果这个方法对施瓦布尔颜值三万五千美元

对我也会有同样的价值

因此

他开始在每天下班前写下六件明天要做的重要事情

而且也鼓励业务员这么做

今天的玛丽凯化妆品公司拥有二十多万业务员

印制了上百万份的粉红色小便条本

每一张便条纸上写的都是我明天必须做的六件重要事项

五

在计划项目旁注意日期与时间

时间日记并不总是灵丹妙药

只有真正下决心完成计划表上的事

时间日记才能起到大的作用

而下定决心的最好办法

就是制定完成计划表上每项工作的时间